ก่อนที่เราจะทำการ Syn ข้อมูลกับ iPhone ได้ เราต้องมีการเตรียมการสำหรับ MS Outlook ก่อน โดยเรามาเตรียมการสำหรับ MS Outlook กันก่อน ซึ่งตัวอย่างที่ยกให้ดูจะเป็น WindowsXP และ MS Outlook 2003 ที่อยู่ในชุดของ Microsoft Office 2003 ซึ่งหากไม่มี MS Outlook 2003 ก็ให้ทำการติดตั้งเสียก่อน แต่ก็สามารถใช้ได้กับ MS Outlook เวอร์ชั่นก่อนหน้านี้ หรือ ใหม่กว่าก็ได้

1. ให้เลือกไปที่ Start  Control Panel  Double Click ที่ Icon Mail ตามรูปที่ 1
   
   
   
   รูปที่ 2 : หน้าจอ Mail Setup
   
   
2. จะได้หน้าจอ Mail Setup ตามรูปที่ 2 ให้ Click เลือกที่ปุ่ม Show Profiles… เพื่อที่จะแสดง Profile ที่มีอยู่
   
   
   
   รูปที่ 3 : Profile
   
   
3. เมื่อ Click เลือกที่ Show Profile… แล้วเราจะได้หน้าจอตามรูปที่ 3 ในช่องด้านบน ให้ Click ปุ่ม Add เพื่อสร้าง Profile ใหม่สำหรับ iPhone ซึ่งในหน้าจอนี้หากเรามีหลาย Profile ก็สามารถกำหนด Profile ที่ต้องการใช้งาน หรือ ให้โปรแกรมถามก่อนใช้งานก็ได้ โดยใน Option ด้านล่าง
   
   • Prompt for profile to be used : ตัวโปรแกรม Outlook จะถามก่อนการใช้งาน
   • Always use this profile : ตัวโปรแกรม Outlook จะใช้ Profile ที่เราเลือกในช่อง Drop Down ด้านล่างทันที
   
   
   
   รูปที่ 4 : ตั้งชื่อ Profile
   
   
4. เมื่อ Click ปุ่ม Add แล้วเราต้องตั้งชื่อ Profile นี้ ซึ่งการตั้งชื่อจะตั้งอะไรก็ได้ให้สื่อความหมายในที่นี้จะใช้ Profile ชื่อ iPhone แล้ว Click ปุ่ม OK
   
   
   
   รูปที่ 5 : ปรับเปลี่ยน Profile
   
   
5. เมื่อได้ชื่อ Profile แล้วเราจะมาปรับเปลี่ยน Profile ที่เราสร้างเมื่อสักครู่นี้ โดย เลือก Option “View or Change existing e-mail accounts” แล้ว Click ปุ่ม Next
   
   
   
   รูปที่ 6 : Profile ที่เราแก้ไข
   
   
6. ในส่วนนี้จะมี 2 ส่วนให้ปรับแก้คือ ในส่วนบนคือการใส่ E-Mail Account ส่วนนี้จะไม่พูดถึงนะครับ เพราะเป็นการใช้งาน E-Mail แต่ส่วนที่เราจะใช้กับ iPhone จะเป็นส่วนล่าง ให้ Click ที่ปุ่ม “New Outlook Data File..” เพื่อสร้าง File ที่ใช้เก็บข้อมูลของ iPhone ซึ่ง File นี้จะเรียกว่า Personal Folders File มีนามสกุลเป็น *.pst ให้ Click ปุ่ม OK เพื่อทำการสร้าง File หรือหากเรามี File pst ที่ใช้งานอยู่แล้วก็สามารถ Browse ไปที่ File นั้นเพื่อนำมาใช้งานก็ได้
   
   
   
   รูปที่ 7 : การสร้าง File เก็บข้อมูล
   
   
   
   
   รูปที่ 8 : เลือกรูปแบบที่ต้องการ
   
   
   
   
   รูปที่ 9 : เลือกตำแหน่งที่เก็บ
   
   
7. เราจะต้องกำหนดที่ ที่จะเก็บ File นี้ของเรา โดยเลือกจาก Drop Down ด้านบนแล้วพิมพ์ชื่อ File ในช่อง File Name ในตัวอย่างจะเป็นชื่อ iPhone.pst แล้ว Click ปุ่ม OK
   
   
   
   รูปที่ 10 : Property ของ Personal Folder
   
   
8. เมื่อได้ File iPhone.pst แล้ว เราจะต้องกำหนดคุณสมบัติของ File นี้ตามรูปที่ 10 โดยมีรายละเอียดดังนี้
   
   • ช่อง File ด้านบน (ตำแหน่งที่ 1) คือ ตำแหน่งของ File ที่เรากำหนดไว้
   • ช่อง Name (ตำแหน่งที่ 2) คือชื่อของ File นี้เมื่อดูใน Outlook สามารถเปลี่ยนชื่อเป็นอะไรก็ได้
   • ในส่วน Encryption Setting เป็นการกำหนดการเข้ารหัสข้อมูล
   • ในส่วน Password เราสามารถใส่รหัสผ่านสำหรับ File นี้ได้ และถ้าต้องการให้ Windows จำรหัสผ่านนี้ไว้ใน Account Login ที่เราใช้ก็สามารถกาเลือกช่อง “Save this password in your password list” ก็ได้
   
9. เมื่อกำหนดค่าต่างๆแล้วก็ Click ปุ่ม OK
   
   
   
   รูปที่ 11 : เมื่อกำหนด Data File แล้ว
   
   
10. เราจะได้ Personal Folder ที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลของ iPhone แล้วตามรูปที่ 11 ให้ Click ปุ่ม Finish ตัวโปรแกรมก็จะถามว่า Profile นี้ยังไม่มี e-mail account จะ Create เลยหรือไม่ ให้ Click ปุ่ม OK ตามรูปที่ 11 เนื่องจากเราไม่ Create e-mail account
    
    
    [img]http://www.smart-mobile.com/reviews-soft/NokiaN80/Outlook/Outlook12.jpj>
    รูปที่ 12
    
    
    เป็นอันเสร็จสิ้นการเตรียม MS Outlook สำหรับใช้งานร่วมกับ PC Suite

มีอะไรเกิดขึ้นบ้างในโปรแกรม MS Outlook?



หลังจากนั้นเราจะไปดูกันว่ามีอะไรเกิดขึ้นใน MS Outlook กันบ้าง ให้เปิดโปรแกรม MS Outlook ขึ้นมา หากเป็นการเปิดใช้งานครั้งแรกโปรแกรม MS Outlook จะถามข้อมูลเราเพื่อกำหนดการใช้งาน ตามรูปที่ 15





รูปที่ 16 โปรแกรม MS Outlook สอบถามว่าจะใช้งาน Email หรือไม่ ในบทนี้ให้เลือก No เพื่อไม่ต้องการใช้งาน แต่การเราต้องการใช้งานก็สามารถตอบ Yes เพื่อตั้งค่าต่างๆได้เช่นกัน แล้ว Click ปุ่ม Next



ในหน้าจอรูปที่ 17 โปรแกรม MS Outlook จะสอบถามว่าจะใช้งานโดยไม่มีการใช้ Email หรือไม? ให้ทำการกาเลือกที่ “Continue with no email support” เพื่อยืนยัน แล้ว Click ปุ่ม Finish



รูปที่ 18 เป็นส่วนประกอบต่างๆในโปรแกรม MS Outlook หากไม่เห็นเหมือนในรูปให้ Click เลือกที่เมนู View  Navigation Pane ก็จะเห็นรายการ Folder ด้านซ้ายตามรูป โดย Folder ด้านซ้ายที่เราจะใช้ร่วมกับ iPhone จะมี 2 Folder คือ Calendar และ Contacts